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商务来访应该遵循的接待原则?
接待或拜访已成为职场人士一项经常性的工作。在接待和拜访中的礼仪表现,不仅涉及自己的形象,还直接关系到企业的形象。所以,接待来访者的礼仪必须受到重视。

对于来访者,你应起身握手相迎,对上级、长者、客户来访,要起身上前迎候。对于不是第一次见面的同事、员工,可以不起身,但不能让来访者坐冷板凳。如果自己有事暂时不能接待来访者,要安排助理或相关人员接待客人,不能冷落了来访者。

来访者都是因为有事而来,因此要尽量让来访者把话说完,并认真倾听来访者的叙述。对来访者的意见和观点不要轻率表态,应思考后再做决定,对一时不能作答的,要约定一个时间后再联系。对能够马上答复的或立即可办理的事,应当场答复,迅速解决,不要让来访者等待,或再次来访。



正在接待来访者时,有电话打来或有新的来访者,应尽量让助理或他人接待,以避免中断正在进行的接待。对来访者的无理要求或错误意见,应礼貌地拒绝,而不要用言语刺激来访者,以免令其尴尬。要结束接待时,可以婉言提出借口,也可用起身的体态语言告诉对方本次接待就此结束。




如果你是一名助理,难免会遇到一些不请自来的“不速之客”。那么,该如何有效地应对才能既显示出我们的礼貌,又不会因此而影响工作呢?
“不速之客”可能是客户或同事。我们要根据其不同身份,采取不同的应对措施。


1.领导的上级或客户来访应该热情地请他们到会客室就座,并给他们倒上一杯茶,可以说“您稍等一下,我看一下×××在不在”,并马上告诉领导,再按领导的指示接待、安排。


2.领导的亲朋请他们到会客室就座,并马上通知领导,再按领导的指示接待。


3.公司内部的管理人员他们如果说有急事要见领导的话,你绝对不应该这时候拿腔拿调,而是要马上通报,以免误事。


4.推销员这类人员我们可能遇到的最多。这时候你就要先让他们稍等,然后打电话给相关部门。如果相关部门有意向或是事先有约的话,就要指引他们过去。如果那些推销员坚持要见领导,这有两个可能:一是确实和领导有约;二是从没约定,只是他觉得见领导可能更益于他的推销工作,而不去考虑是否因此耽误了别人的工作(绝大部分都是这种)。这时候,也没必要黑脸推辞,可以委婉地让他们把材料留下,回头请领导过目。领导如果感兴趣,会及时主动和他们联系。


5.客户有些客户来访的问题,是很简单的,根本不需要领导出面就可以解决。所以,作为助理这时候就要显示出“分担领导工作”的本能了。你可以介绍他们去找相关部门的主管或相关人员交涉。你应该先替他联系一下,然后再向他指明该部门的名称、位置。如果不好找,最好能引领客人去。


6.其他不速之客这种情况,你就要先请对方报上姓名、单位、来访目的等基本信息后,再去请示领导,由领导自己决定是否会见。


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